Aide
Vous utilisez Bricklead Relation et avez une question sur notre solution ? N’hésitez pas à parcourir les différentes sections de cette aide pour trouver des informations sur les fonctionnalités de Bricklead Relation.
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Votre agenda
Accéder à mon agenda
Pour accéder à l’ensemble de vos rendez-vous, allez sur la page « Agenda », accessible depuis la barre de navigation. Retrouvez également un résumé de vos rendez-vous de la semaine en cours depuis votre Accueil.
Consulter mes rendez-vous et les étapes de mes dossiers
Depuis votre agenda, retrouvez l’ensemble de vos rendez-vous passés / à venir ainsi que les rendez-vous en attente de confirmation. Ces rendez-vous sont des demandes formulées par votre client qu’il vous convient d’accepter ou décliner.
Retrouvez également l’ensemble des étapes liées à vos différents dossiers en cours. Vous pouvez choisir d’activer ou désactiver leur affichage en cliquant sur le sélecteur « Étapes des dossiers ».
Différents affichages du calendrier
Par défaut, l’agenda affiche la semaine en cours, week-end inclus.
Vous pouvez modifier l’affichage en sélectionnant une vue journalière ou hebdomadaire (depuis les sélecteurs respectifs « jour » et « semaine »). Vous pouvez également choisir de n’afficher que les semaines de travail en cliquant sur le sélecteur « masquer les week-end ».
Obtenir de la visibilité sur mes disponibilités
Depuis le sélecteur « Mes disponibilités » de votre agenda, retrouvez l’ensemble des disponibilités que vous avez renseigné au préalable. Vous pouvez filtrer l’affichage sur vos disponibilités qui ne sont pas encore prises en activant le sélecteur « disponibilités restantes ».
Confirmer les demandes de rendez-vous de mes clients
Dans la partie gauche de votre agenda, vous avez un espace « rendez-vous en attente d’approbation ». Affichés à la semaine, et regroupés par jour, vous pouvez aisément confirmer chaque demande de rendez-vous.
Vous pouvez également voir les rendez-vous en attente de confirmation d’une semaine à l’autre en cliquant sur les flèches de gauche et droite.
Modifier un rendez-vous ou une étape
Depuis votre agenda, vous pouvez modifier un rendez-vous ou une étape en cliquant sur celui-ci.
Une fenêtre avec tous les détails de votre rendez-vous s’affichera.
Créer un rendez-vous client
En cliquant sur « créer un évènement » depuis votre agenda, vous aurez la possibilité de choisir le type : un rendez-vous. Une fenêtre s’ouvrira avec l’ensemble des informations à renseigner pour la création de ce rendez-vous. Le remplissage de la date, de l’heure de début et heure de fin sont obligatoires pour valider la création d’un rendez-vous.
N’hésitez pas à renseigner le nom ou prénom de votre client pour retrouver son dossier et qu’il soit relié à ce nouveau rendez-vous. L’en-tête du rendez-vous s’actualisera avec le NOM Prénom de votre client.
Une notification mail sera envoyée à votre client pour qu’il soit informé du rendez-vous.
Créer un rendez-vous (personnel ou autre, non lié à mes clients)
En cliquant sur « créer un évènement » depuis votre agenda, vous aurez la possibilité de choisir le type : un rendez-vous. Une fenêtre s’ouvrira avec l’ensemble des informations à renseigner pour la création de ce rendez-vous. Le remplissage de la date, de l’heure de début et heure de fin sont obligatoires pour valider la création d’un rendez-vous.
Vos dossiers
Afficher tous mes dossiers en cours ou archivés
Depuis la page « Dossiers », vous pouvez consulter l’ensemble de vos dossiers clients en cours ou archivés.
Votre client associé à chaque dossier dispose d’un accès (limité) : il peut uniquement ajouter des documents ainsi que consulter les informations et les contenus que vous ajoutez et mettez à jour.
Note : il vous faudra envoyer une invitation au client à la création du dossier pour qu’il puisse se créer un compte et accéder au dossier.
Créer un nouveau dossier
Depuis l’espace « Dossiers », le bouton « créer un dossier » permet d’accéder à la création de dossier : une fenêtre s’ouvre avec les informations à renseigner.
Vous pouvez choisir entre client physique et client moral, les champs à renseigner se mettent à jour automatiquement. Afin de pouvoir pré-renseigner les informations dans le dossier, des informations obligatoires sont à renseigner dès la création du dossier :
– client physique : nom et prénom de votre client
– client moral : nom de l’entreprise et le n° SIRET/SIREN
L’ensemble des autres informations peuvent être ajoutées ou mises à jour dans la vue de votre dossier.
Note : nous vous conseillons de renseigner l’e-mail de votre client dès la création de votre dossier afin de lui envoyer une invitation pour qu’il puisse créer son compte aisément.
Archiver un dossier client
Dans le tableau des dossiers au statut « en cours », vous pouvez archiver un dossier depuis les options affichables en cliquant sur les trois points. Chaque ligne dossier dispose d’un accès à ce menu d’options.
En cliquant sur « archiver un dossier », celui-ci sera clôt et passera dans le tableau des dossiers au statut « archivés ». Son contenu sera toujours accessible et consultable mais il ne sera plus possible de le modifier.
Note : même si vous avez archivé le dossier, le client associé y aura toujours accès mais sans possibilité d’ajouter des documents.
Ré-ouvrir un dossier client archivé
Dans le tableau des dossiers au statut « archivés », vous pouvez ré-ouvrir en cliquant sur les trois points. L’option « ré-ouvrir le dossier » s’affiche alors. Chaque ligne dossier dipose d’un accès à ce menu d’options.
En cliquant sur « ré-ouvrir le dossier », celui-ci sera de nouveau accessible en édition.
Note : en ré-ouvrant un dossier, votre client y aura de nouveau accès avec les droits initiaux (ajout de document et consultation uniquement des contenus).
Afficher un dossier client
Depuis l’espace « Dossiers », vous pouvez accéder à chaque dossier client simplement en cliquant sur la ligne de celui-ci. Vous pouvez également l’ouvrir en cliquant sur les trois points en bout de ligne : dans le sélecteur d’options, cliquez sur « Ouvrir le dossier ».
Suivi client
Afficher ou modifier les informations de mon client
Dans voter dossier client, vous pouvez afficher les détails de votre client en cliquant sur la partie « informations ». En cliquant sur le bandeau déroulant, vous accéderez à toutes les coordonnées de votre client ainsi qu’aux parties et/ou intervenants du dossier que vous pouvez ajouter à tout moment.
Dans la partie « informations » de votre dossier client, en cliquant sur « modifier », les champs éditables s’affichent : vous pouvez alors mettre à jour les données client.
La date et heure de dernière modification s’actualisent automatiquement : vous pouvez situer aisément la mise à jour des données que vous avez faite.
Lorsque votre client met à jour ses données dans la partie « mon compte » de son espace compte utilisateur, les modifications sont automatiquement reportées dans la vue des informations du dossiers. Inversement, les coordonnées de votre client sont modifiables à tout moment et ces modifications seront reportées dans son espace personnel.
Ajouter ou modifier une partie et / ou un intervenant à mon dossier client en cours
Les « parties » et « intervenant » sont accessibles depuis le bandeau « informations » situé dans le dossier : vous pouvez ajouter une ou plusieurs parties, un ou plusieurs intervenant liés au dossier. Toutes les données à renseigner s’affichent au clic sur « ajouter une partie » ou « ajouter un intervenant ».
Ces données sont modifiables à tout moment en cliquant sur le bouton « modifier » en haut.
Chaque donnée modifiée et validée est automatiquement mise à jour dans l’espace de votre client : les informations affichées dans son dossier seront actualisées.
Ajouter une procédure
Depuis votre dossier client, en cliquant sur le bouton « ajouter une procédure », une fenêtre s’ouvre avec les éléments à sélectionner.
Vous devez d’abord sélectionner le type de procédure afin de pouvoir ensuite sélectionner une juridiction associée. Selon la juridiction, vous aurez un sélecteur « précisions sur la procédure » à sélectionner pour adapter l’affichage dans le dossier. À la création d’une procédure, un nouvel onglet est créé avec le nom de la juridiction et un tableau est alors créé avec des colonnes « titre d’étape », « type d’étape », « document », « statut » et « échéance ».
Templates de procédures et d’étapes pré-existantes
Certaines procédures possèdent des templates créés et à jour sur la base des règles métiers. Des étapes pré-définies s’ajouteront automatiquement au tableau de suivi de procédure afin que vous puissiez en avance programmer vos échéances et informer votre client. Ces étapes sont modifiables / supprimables à tout moment.
Les juridictions qui ont déjà des template de procédure sont :
– Juge du Contentatieux de la Protection
Modifier et mettre à jour une procédure
Depuis la vue de votre dossier, en cliquant sur les trois points à côté du titre de la procédure, un menu d’options s’ouvre avec la possibilité de « consulter les détails » : la fenêtre des informations de la procédure s’ouvre.
Les champs modifiables s’affichent ainsi, vous pouvez aisément modifier certaines informations.
Votre client aura accès à ces détails de la procédure en consultation uniquement et verra les informations mises à jour.
Clore une procédure
Dans le menu d’options qui s’affiche, en cliquant sur les trois points à côté du titre de la procédure, vous avez la possibilité de « clore une procédure » : toutes les étapes vont passer au statut « terminé ».
La procédure sera considérée comme close : il ne sera plus possible de modifier son contenu, d’ajouter, supprimer ou modifier une étape.
Annuler une procédure
Dans le menu d’options qui s’affiche, en cliquant sur les trois points à côté du titre de la procédure, vous avez la possibilité de « annuler une procédure ».
L’annulation d’une procédure entraîne sa suppression : elle ne sera plus visible dans le dossier.
Elle s’effacera également dans l’espace utilisateur du client : il n’y aura plus accès.
Consulter et modifier les étapes de mon dossier et ma procédure
Dans votre dossier, vous accédez au « suivi du dossier » qui contient la partie administrative / financière de suivi global de votre client avec des étapes correspondantes.
À la création de chaque nouvelle procédure, un onglet associé s’ouvre, avec toutes les étapes correspondantes (si un template associé existe – voir plus haut « Templates de procédures et d’étapes pré-existantes »).
Chacune de ces étapes sont déjà pré-remplies avec des données précises à renseigner. Pour y accéder, il vous suffit de cliquer sur les trois points en bout de ligne et cliquer sur « Voir les détails » dans la liste d’options qui s’ouvre. Une fenêtre avec les contenus de l’étape va souvrir.
Chaque champ correspond au(x) besoin(s) associés à cette étapes (date à renseigner, ajout de document, liste de choses à faire, statut, etc). Vous pouvez donc ajouter / renseigner ces différents éléments. Ils sont modifiables à tout moment.
Ajouter une étape
Pour chaque suivi de dossier ou procédure, vous pouvez ajouter une nouvelle étape en cliquant sur le bouton « Créer une étape ».
Une fenêtre s’ouvre avec la possibilité de sélectionner le type de l’étape. Des modèles d’étapes existent aussi avec des informations prédéfinies à renseigner.
Vous pouvez également renommer ces étapes selon votre besoin et adapter les contenus à renseigner.
Modifier les informations du tableau d’étapes directement dans mon dossier
Depuis le tableau contenant la liste d’étapes de votre dossier / procédure, vous pouvez modifier les attributs de « statut », « type » et « échéances » associés aux étapes dans la liste. En cliquant simplement sur le champ, le sélecteur s’affiche afin de modifier l’attribut.
Ces modifications sont automatiquement reportées dans les détails de l’étape.
Mes informations
Renseigner mes informations et coordonnées
Depuis la partie « mon compte », accessible depuis la barre de navigation, accédez à toutes vos informations personnelles et coordonnées. Vous pouvez les mettre à jour à tout moment.
Ces informations sont accessibles par votre client depuis la partie « Informations » de la vue de son dossier.